【社会人向け】歓送迎会の幹事を任された!気を付けたいポイントまとめ!

こんにちはー!
まゆ(@mayuyutsuba)です!

 

歓送迎会の幹事を任された!!どうしよう・・・わたしコミュ障なんだけど・・・
とお悩みのあなた!

大人数になると途端に空気になる私。つまり大人数でワイワイやる飲み会は苦手なわけですが、幹事は何度もやってきました。

 

コミュ障ながらも頑張って気を使って飲み会のセッティングしている私が、歓送迎会で気をつけてるポイントをお伝えします!

 

※社会人向けの内容となっています~

 

▼コミュ障ってつらいですよね。職場でのランチのとき、苦痛に思ってませんか?
こちらの記事を見て気持ちを楽にしてください。▼

職場での2人ランチは苦痛。色んな人と食べた私が考える職場ランチのメリットデメリット

参加者は?どこまで呼ぶか?

送別会か歓迎会か、
飲み会の多いチームとそうでないチームによって変えてます。

 

送別会の場合

飲み会の多いチームの場合

まず、主役がどの程度の顔の広さなのか?

ということを加味して、できるだけ上の人まで呼ぶようにしてます。

少人数の機会は他にもあるだろうって事で、上の方まで声かけます。

飲み会の多いチームは、送別会が一度で終わることはないだろうという想定。

 

そもそも飲み会の多いチームは大抵チーム内のコミュニケーションが密。

上司も誘って欲しい場合が多いです。

 

もちろん例外はありますが、大抵上の方まで声かけします。

 

 

上司がどこまでの範囲なのかは、会社やチームにもよるのでリーダーに相談してます。

 

飲み会の少ないチームの場合

おそらくこれっきりの飲み会になるため、主役(送別される人)に近かった人のみをチョイスしてます。

上司が来るととたんに気を遣う飲み会になりますからね。

 

飲み会が少ない=上司もそんなに飲み会好きじゃない、もしくはメンバーにそこまで関心がない場合が多い気がします。

 

歓迎会の場合

歓迎会の場合今後いろんな人と関わっていくことがあるので、上の人まで呼ぶようにしてます。

主役の人はいろんな人に絡まれて大変かもしれませんが、今後のことを考えるとそっちの方がプラスになりますかよね~。

人脈って大切。

 

予算

文化によるかもしれませんが、送別・歓迎される人が無料というチームが多いのではないでしょうか?

予算は送別・歓迎される人数と参加する人数を考慮して設定するのがベスト。

 

前回4000円だったから今回も同じでいいや~

と安直に考えると痛い目見ます。。

 

あと、役職についている人は、多めに出していただきたいところなので事前に伝えておきます。

 

お店選び

主役の好み

主役に好きなもの・嫌いなものを聞いておきます。

特に嫌いなものは大切!

 

歓迎会の際はいち早く話しかけることができ、仲良くなれるチャンス。幹事の特権です(笑)

 

女性の多い飲み会の場合は、普通の居酒屋ではなくイタリアンを選ぶと喜ばれます★

普段居酒屋が多い場合ね。

男性が多い場合はやめといたほうがいいかな。。

おじさんに居心地が悪い~と言われたことがあります。

 

店内の雰囲気・席など

お店の雰囲気も気にしましょう。

 

私は大手チェーン店は選ばないようにしてます。

なぜなら騒がしい可能性があるのとご飯にあまり期待できないから。

特に女性はそういうの気にする人多いので
女性が多いチームだと気を使った方がいいです。

 

以前、大衆居酒屋を間違えて選んでしまったことがあり、

挨拶はおろか、話し声すら聞こえないという失態を犯したことがあります。。

 

結局当初考えてた進行はほぼできず。

個室を予約するのはなかなか難しくても、どういう雰囲気なのかは気にした方がいいですね。

 

あれは本当に反省。。

 

喫煙可か?

また、たばこを吸う人がいる場合は喫煙可かどうか?ということも気にします。

 

今後規制がかかるのでよりお店選びが難しくなりますね。

私自身タバコは嫌いなので、これを言い訳にして禁煙のお店を選ぶのもありですね!笑

 

ビールはあるか?

また、重要なのがビールがあるか?という点。

 

飲み放題のお店でビールがないお店はあるのです!レアですが。

 

以前ビールが飲み放題に含まれていないお店を予約したことがありまして。。

とても焦りました。

数日前に気づいたため、事なきを得たのですが・・・。

日本人はビールで乾杯という文化が根強いです。

お酒はビールしか飲まない、という人も多いためビールがあるかという点はチェックしましょう。

 

当日の進行を考える

 

  • 乾杯のあいさつ
  • 自己紹介(歓迎会)
  • 別れの挨拶(送別会)
  • 締めの挨拶

 

主にこれくらいかな。

 

挨拶を誰かに頼む場合は事前に伝えておきましょう。

もちろん主役にも。

それが大人のマナーだと思ってます。

 

無茶ぶりするとそこから変な流れができて、下手すりゃパワハラになりかねんからね。

 

会によってはちょっとしたゲームをしたりとかしますが、

歓送迎会ではトーク中心にした方がいいと思っているので私はしません。

 

送別会なら、プレゼントも用意します。退職の場合は花束も添えて。

参加者への連絡

 

  • 会費
  • 日時
  • 場所
  • キャンセル期限

など、必要事項を連絡します。

幹事の連絡先もあるといいですね。

 

キャンセル期限はお店の人が設定している日より前がいいと思います。

本当にぎりぎりorちょっと遅れて連絡してくる人もいるので( ;∀;)

 

・・・なので過ぎてからのキャンセルは、一切受け付けないスタンスで私は周知してます笑

 

また、人数変更する可能性がある場合は会費は連絡しない方がいいと思います。

「約5000円」とかおよその値段だけにしておきましょう。

とりあえず一旦一括で支払い、後日徴収とかね。

 

また、出発地が同じ場合(だいたい同じでしょう)、

お店に直接集合するのか?
or
みんなでそろってからいくのか?

等をあらかじめ明確にして連絡しておいた方がいいです。
場所が分かりにくい場合はそろっていく方が無難ですね。。

 

当日

主役の人を真ん中に座ってもらったり、立ってる人に早く座ってもらうように促したりしてます。

あとはあらかじめ考えていた通りに進行します。

飲み会中はみんな好き勝手やってますので、特に仕事はなし。

締めの挨拶が締め切らない場合があるので、そこは幹事がやっておきましょう。

私の場合、
それではみなさんそろそろ退出のお時間です~
と普通に伝えてます。笑

お会計を終えて、解散の号令を言っておしまい。

 

まとめ

と、まあ能書きを垂れたわけですが、何より主役に楽しんでもらうってことを意識してみてください。

自ずと良い会になると思います★

ただ、お店の選択は特に要注意!

歓送迎会のシーズンだと、普段よりお店が予約しにくくなります。

特に金曜日は早めに動くようにしましょう!!

 

 

ご覧いただきありがとうございました。
まゆ(@mayuyutsuba)でした♪

 

 

 

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